Zásady ochrany osobních údajů

Ochrana Vašich osobních údajů je pro nás velmi důležitá. Prosíme, pečlivě si tyto Zásady přečtěte – obsahují důležité informace o tom, jak zacházíme s Vašimi osobními údaji a jaká máte v této souvislosti práva. Tyto Zásady jsou nedílnou součástí našich Obchodních podmínek; souhlasem s Obchodními podmínkami vyjadřujete souhlas i s těmito Zásadami.

1 Úvodní ustanovení

1.1. Právní rámec zpracování. Při zpracování osobních údajů postupujeme v souladu s právními předpisy České republiky a přímo použitelnými předpisy Evropské unie, zejména s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti.

1.2. Co jsou osobní údaje. Osobními údaji se rozumí veškeré informace, které identifikují nebo mohou identifikovat konkrétní fyzickou osobu. Osobními údaji jsou zejména (nikoliv však výlučně): identifikační údaje (např. jméno a příjmení, uživatelské jméno, IČO u živnostníků), kontaktní údaje (např. adresa bydliště či sídla, e-mailová adresa, telefonní číslo), údaje o objednávkách a využívání našich služeb, fakturační a platební údaje, technické údaje (např. IP adresa a identifikátor zařízení, údaje o prohlížeči a operačním systému, cookies) a další údaje specifické pro poskytovanou Službu (např. záznamy o požadavcích na API, informace o využitých Relacích apod.).

1.3. Subjekty údajů. Mezi subjekty osobních údajů, jejichž údaje můžeme zpracovávat, patří zejména: uživatelé naší Služby (naši zákazníci, kteří jsou fyzickými osobami), zástupci nebo kontaktní osoby uživatelů (pokud je zákazníkem právnická osoba) a dále návštěvníci našeho webu. Neposkytujeme služby přímo spotřebitelům v jiném smyslu (např. neprovádíme validaci přímo pro koncové zákazníky e-shopů bez vztahu k uživateli-zákazníkovi).

2 Získávání a využívání osobních údajů

2.1. Jak získáváme osobní údaje? Osobní údaje získáváme především přímo od Vás, subjektů údajů. K zajištění naší Služby od Vás můžeme získat údaje následujícími způsoby:

• Registrace a uživatelský účet: Při registraci do Služby a zřízení účtu nám poskytujete identifikační a kontaktní údaje (např. jméno, e-mail, heslo).
• Objednávka služeb a komunikace: Při objednání placeného tarifu, komunikaci s námi či řešení podpory nám můžete poskytnout další údaje nezbytné pro vyřízení (fakturační údaje, historie komunikace).
• Provoz Služby – údaje z používání: Při používání Služby získáváme technické a provozní údaje (IP adresa, typ prohlížeče, logy přihlášení, statistiky využití API). Tyto údaje zaznamenáváme automaticky pro zajištění bezpečnosti.
• Cookies: Sběr údajů prostřednictvím cookies a obdobných technologií (viz čl. 5).
• Veřejné rejstříky a zdroje: V některých případech můžeme získat údaje z veřejně přístupných zdrojů (např. IČO podnikatele pro ověření ve veřejném rejstříku).

2.2. Právní základ a účely zpracování.

• Plnění smlouvy: Údaje nutné pro poskytování Služby, registraci, logy, statistiky, podporu. (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)
• Plnění právních povinností: Údaje nutné pro daňovou a účetní evidenci. (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)
• Oprávněné zájmy: Bezpečnost, prevence podvodů, vylepšování služeb, analýza návštěvnosti, přímý marketing vlastních služeb. (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)
• Souhlas: Pro marketing vůči ne-zákazníkům (newslettery) nebo specifické cookies. (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)

2.3. Doba zpracování údajů.

Údaje pro plnění smlouvy uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu. Faktury a účetní doklady archivujeme 10 let. Komunikaci a logy uchováváme zpravidla 2–3 roky (nebo kratší dobu dle typu logu, např. IP adresy serverů jen několik týdnů). Údaje na základě souhlasu uchováváme do odvolání souhlasu, nejdéle však 3 roky. Po uplynutí lhůt údaje bezpečně vymažeme nebo anonymizujeme.

3 Vaše práva

Jako subjekt údajů máte následující práva:

• Právo na přístup (potvrzení a kopie údajů)
• Právo na opravu (nepřesných údajů)
• Právo na výmaz („být zapomenut“)
• Právo na omezení zpracování
• Právo na přenositelnost
• Právo vznést námitku
• Právo odvolat souhlas
• Právo podat stížnost (u ÚOOÚ)

Pro uplatnění práv nás kontaktujte na info@smartentry.app. Vyjádříme se co nejdříve, nejpozději do 1 měsíce.

4 Zabezpečení a sdílení údajů

4.1. Zabezpečení. Údaje chráníme šifrováním, přístupovými hesly a omezením přístupu pouze na pověřené osoby. Průběžně aktualizujeme software a monitorujeme bezpečnost.

4.2. Příjemci (zpracovatelé). Vaše údaje můžeme předat ověřeným partnerům, které potřebujeme pro chod služby (hosting, e-mailing, účetnictví). Jedná se zejména o:

4.3. Předávání mimo EU. Údaje primárně zpracováváme v EU. Pokud využijeme službu mimo EHP (např. USA), zajistíme ochranu dat pomocí standardních smluvních doložek nebo jiných mechanismů dle GDPR.

5 Cookies a similární technologie

Používáme cookies a podobné technologie pro funkčnost webu a analýzu.

• Technické cookies: Nezbytné pro přihlášení a provoz (session). Nelze vypnout.
• Analytické cookies: (např. Google Analytics) Pro měření návštěvnosti. Zpracováváme na základě oprávněného zájmu (lze odmítnout) nebo souhlasu.
• Marketingové cookies: (např. Google Ads) Pro cílení reklamy. Pouze s Vaším souhlasem.

Správu cookies můžete provést v nastavení svého prohlížeče (Chrome, Firefox, Edge...).

6 Zpracování osobních údajů v rámci poskytování Služby

Osobní údaje vašich koncových uživatelů (např. návštěvníků e-shopu) zpracováváme pouze na váš pokyn a jménem vás jako Uživatele – tedy pro účely poskytování Služby SmartEntry (validace, našeptání). Pro jiné účely tyto údaje nevyužíváme.

Tyto údaje neukládáme trvale ani je neprofilujeme. Po splnění účelu (validaci) nejsou v našich úložištích dále uchovávány – ukládáme jen obecné anonymizované statistiky. Výjimkou mohou být krátkodobé logy pro detekci zneužití služby či ladění chyb.

Poskytovatel (jako zpracovatel) se zavazuje chránit takto zpracovávané údaje stejnými standardy bezpečnosti. Uživatel je povinen zajistit plnění povinností správce vůči subjektům údajů (např. informační povinnost).

7 Závěrečná ustanovení

Tyto Zásady mohou být průběžně aktualizovány. Aktuální znění je vždy dostupné na našich webových stránkách. O významných změnách Vás můžeme informovat e-mailem.

Tento dokument je účinný od 1. 1. 2026.